To Twoja pierwsza praca w tak dużym zespole, za Tobą onboarding i zdaje się, że wiesz co masz robić. Wykonujesz w najlepsze swoje zadania, aż wreszcie pojawia się potrzeba wysłania tego pierwszego maila…
Od czego zacząć, kogo dać na DW i co zrobić, jeśli odpowiedź długo nie przychodzi? Jak zawsze w sprawach pracy i kariery, służymy pomocą! 🙂
Przed Tobą 10 niepisanych zasad pisania służbowych wiadomości – przeczytaj i stań się tą osobą, od której maile otwiera się w pierwszej kolejności!
Zasada 1: Zastanów się, czy Twój e-mail jest potrzebny
Najważniejsza zasada komunikacji w pracy brzmi: nie generuj zbędnego szumu informacyjnego! 😉
Wszyscy mamy ograniczone możliwości czasowe, a zapchane skrzynki nie pomagają w uporaniu się z zadaniami. Większość pracowników potwierdzi, że nie ma nic gorszego niż zasypanie mało istotnymi wiadomościami, które wymagają naszego działania (choćby przeczytania ich lub podjęcia decyzji o odłożeniu ich na później)!
Większość spraw można załatwić przez aplikacje do zarządzania zadaniami w zespole (np. Jira, Asana, Trello – sprawdź jakich używa się w Twojej firmie) lub przez szybkiego calla.
Są jednak sytuacje, w których e-mail jest niezastąpiony. Świetnie sprawdza się do kierowania bezpośrednich próśb o działanie, a także do przesyłania raportów i ustaleń po spotkaniach.
Przezornie wysłany e-mail z podsumowaniem calla lub rozmowy przeprowadzonej na żywo pozwoli łatwo wrócić do postanowień i potwierdzić co było czyją odpowiedzialnością. Niejasności mogą zdarzyć się w każdym zespole, a dobre nawyki związane z wysyłaniem wiadomości pomagają uniknąć późniejszych problemów. 🙂
Zasada 2: Dodaj temat (na temat!)
Po otwarciu skrzynki mamy przed sobą miszmasz spraw i tematów, a każdy e-mail walczy o uwagę.
Są dni, kiedy nie sposób przeczytać każdą wiadomość, a wtedy skanujemy wzrokiem listę maili i nadajemy im priorytety na podstawie dwóch danych, które są widoczne od razu: nadawcy wiadomości i jej tematu.
Jako piszący maila mamy wpływ tylko na jedno z tych pól, a zarówno nieodpowiedni temat, jak i pozostawienie pola tematu pustego, zmniejszają nasze szanse na skuteczny kontakt.
Temat maila powinien być krótki, czytelny i co najważniejsze adekwatny do treści wiadomości – jego celem jest skrótowe poinformowanie odbiorcy czego dotyczy mail i umożliwienie oceny pilności.
Nie stosuj w temacie wielkich liter, długich ciągów znaków ani perswazyjnych zwrotów, np. “KONIECZNIE PRZECZYTAJ!!!!!”, chyba że chcesz by Twoja wiadomość zamiast z profesjonalizmem, kojarzyła się z clickbaitowymi tytułami. 😉
Uważaj też na zbyt długie i skomplikowane opisy. Właściwy tytuł zawiera wyłącznie kluczowe informacje, takie jak projekt, którego dotyczy wiadomość, problem i ewentualnie adnotację o deadlinie lub stopniu pilności, np.
- “Księgowanie lutego – brak faktury (PILNE)”,
- “[Projekt ABC] Potrzebny dostęp do narzędzia Y”,
- “Wzór umowy – prośba o akceptację do 15 maja”,
- “Przerwa techniczna w dniu 10 maja w g. 17:00-19:00”.
Dodatkowo w niektórych zespołach przyjęło się stosowanie ustalonych tagów, np. w postaci skrótów nazw projektów, ujętych w nawias kwadratowy, które przyspieszają wyszukiwanie potrzebnych informacji.
Obserwuj wiadomości od innych i korzystaj z obowiązujących w zespole praktyk i schematów. Umysł szybciej wyszukuje informacje, kiedy są one uporządkowane wg tego samego klucza. 🙂
Zasada 3: Pierwszy akapit, czyli kawa na ławę
Już w pierwszym zdaniu zawrzyj cel, w jakim kontaktujesz się z odbiorcą, streszczając problem (na szczegóły będzie miejsce niżej) i informując, jakiego działania i w jakim czasie potrzebujesz od odbiorcy (na przykład akceptacji, udzielenia dostępu, delegowania, wsparcia w zadaniu, etc.).
Jeśli to Twój pierwszy kontakt z daną osobą, przedstaw też swoją rolę w zespole, np. “Jestem programistą w projekcie XYZ i potrzebuję Twojego wsparcia w związku z…”.
Jeśli w mailu poruszasz wiele tematów, wymień je w pierwszym akapicie, a jeśli załączasz dodatkowe pliki, poinformuj o tym.
Pierwszy akapit powinien pozwolić odbiorcy wstępnie zapoznać się z sytuacją i oszacować czas potrzebny na działanie.
Zasada 4: Wszystko w jednym miejscu mailu
Zamiast wysyłać dziesiątki maili w jednej sprawie, w których później nikt nie może się połapać, przemyśl co chcesz przekazać i opisz to w jednej wiadomości.
Łatwo powiedzieć, ale jak ma tego dokonać zabiegany umysł? Zacznij pisać wiadomość w formie konspektu: jedna linijka to jedno zagadnienie do poruszenia, a później wypełniaj tak stworzone nagłówki treścią.
Aby uniknąć omyłkowego wysłania niedokończonego maila (pamięć mięśniowa czasem potrafi zadziałać przeciwko nam i wcisnąć nie ten skrót klawiszowy!), usuń adresata na czas pisania (to jeden z najlepszych patentów, jeśli piszesz ważnego maila).
A jeśli planujesz dołączyć do wiadomości plik, już w trakcie pisania wpleć w treść słowo “załącznik” – większość programów przypomina o załączeniu dokumentów, jeśli z treści wynika taka potrzeba.
A skoro już jesteśmy przy załącznikach: czy wiesz, że większość ludzi ich nie otwiera, jeśli sytuacja tego od nich nie wymaga? Dlatego jeśli chcesz mieć 100% pewności, że plik zostanie odczytany, po prostu wklej go w treść wiadomości (naturalnie jeśli format na to pozwala).
Zasada 5: Fakty, nie emocje!
Bywa, że czasem trzeba napisać maila, który już na etapie myślenia o nim wywołuje w nas negatywne emocje, na przykład ze względu na wcześniejsze zdarzenia, które wyprowadziły nas z równowagi lub osobę po drugiej stronie, z którą po prostu gorzej się dogadujemy.
Zawsze, ale zwłaszcza w tym przypadku, trzymaj się faktów i nie pozwalaj sobie na wplecenie w treść osobistych emocji i opinii, bo później możesz tego żałować. 😉
I jeszcze jedno: przed wysłaniem przeczytaj wiadomość w taki sposób, w jaki mogłaby go odczytać osoba nie w humorze. W ten sposób sprawdzisz, czy w żadnym miejscu nie zostawiasz furtki dla negatywnej interpretacji.
A jeśli to Ty jesteś dziś nie w sosie – odłóż pisanie maila na później. Negatywny nastrój zazwyczaj widoczny jest w sposobie, w jaki piszemy!
Zasada 6: Prostota jest w cenie
Pisząc służbowego maila dąż do tego, by komuś, po ludzku, chciało się go przeczytać. Słowem, bądź tą osobą, z którą komunikacja jest przyjemna!
Nie używaj zbędnych przymiotników ani zapychaczy – nikt nie ma ochoty na flashbacki z Nad Niemnem. Zamiast tego przekazuj informacje konkretnie, prostym językiem i krótkimi zdaniami.
Zadbaj też o to, by tekst był przejrzysty wizualnie – stosuj akapity, listy i nagłówki, a w razie potrzeby korzystaj z wytłuszczenia.
Wyrób sobie nawyk czytania maila przed jego wysłaniem i bezlitośnie usuwaj zbędne słowa. Wyszukane frazy wcale nie czynią wiadomości bardziej profesjonalną. 🙂
Zasada 7: Wezwij do działania
Nie kończ wiadomości wraz z ostatnim zdaniem informacji. Podobnie jak w marketingu, bez jasnego call to action cel kontaktu może ulec rozmydleniu, a Ty nie uzyskasz tego, czego potrzebujesz.
Napisz więc jeszcze raz jakiego działania i w jakim czasie oczekujesz od odbiorcy lub jakiej pomocy potrzebujesz.
Zasada 8: Zredaguj stopkę
Stopka to miejsce na końcu maila na podpis i dane kontaktowe – raz zredagowana, przy każdej wiadomości doda się automatycznie. Treść stopki zmienisz w ustawieniach swojej skrzynki.
Dobrą praktyką jest umieszczenie w niej poza imieniem i nazwiskiem swojego stanowiska, nazwy firmy (zwłaszcza jeśli komunikujesz się z pracownikami zewnętrznymi lub klientami) i numeru telefonu, na wypadek, gdyby okazał się potrzebny.
Ale uwaga: nie dodawaj w stopce treści, które nie są niezbędne z punktu widzenia komunikacji w firmie, np. ulubionego cytatu, linków do pozafirmowych stron internetowych lub własnych mediów społecznościowych – to nieprofesjonalne.
Jedynym prywatnym adresem, jaki dobrze wygląda w stopce firmowego maila, jest link do Twojego LinkedIna, ze względu na zawodowy charakter platformy i możliwość podejrzenia, czym zajmujesz się w projekcie i jakie są Twoje kompetencje. 🙂
Zasada 9: Korzystaj z DW z głową
“DW” (skrót od do wiadomości), inaczej “CC” lub po prostu “Kopia”, to opcja wysyłania maila do innych osób poza jego głównym adresatem (lub głównymi adresatami).
Najczęściej z DW korzysta się w sytuacjach, gdy treść maila nie wymaga zaangażowania osób z DW, ale powinny one wiedzieć o przekazywanych postanowieniach, np. ze względu na transparentność informacji w zespole lub potrzebę śledzenia zmian.
Do kogo więc wysłać odpowiedź, jeśli do Twojej skrzynki wpada mail zaadresowany do Ciebie, z resztą teamu w DW ? Zasada jest prosta: co trafia do DW, zostaje w DW!
Jeśli natomiast to Ty znalazłeś się w tej rubryce, wiadomość najprawdopodobniej nie będzie wymagać Twojego działania. Możesz ją przeczytać, ale nie musisz na nią odpowiadać.
Kiedy złamać te zasady? Jeśli wysyłasz kolejnego już maila z połową firmy w DW, zastanów się czy sytuacja na pewno tego wymaga. Czasem tylko pierwsza i ostatnia odpowiedź powinny pójść szeroko w eter, a maile pomiędzy nie są kluczowe dla całego zespołu.
Zasada 10: Nie wysyłaj maili ponaglających
Jeśli od Twojej ostatniej wiadomości minęło już trochę czasu, a Ty nadal nie masz odpowiedzi, prawdopodobnie zastanawiasz się co dalej. Nie wysyłaj maili przypominających o temacie – jeśli ktoś jest na tyle zajęty, że nie może odpisać lub jest poza biurem, kolejny mail i tak nie popchnie sprawy do przodu. 😉
Maile nie są dobrym wyborem w sytuacjach, które wymagają pilnego działania – wtedy lepiej sprawdzi się telefon lub kontakt na firmowym komunikatorze.
Jeśli jednak mail został już wysłany, wieści brak, a Ty musisz działać, zadzwoń do delikwenta zapytać, czy przypadkiem nie odłożył Twojej sprawy na bliżej nieokreśloną przyszłość. Szybki telefon z informacją lub przypomnieniem o ważnym mailu to zawsze spoko pomysł!
Teraz, kiedy o służbowej korespondencji wiesz już wszystko, Twoje wiadomości zmienią się nie do poznania, a zespół wypatrywać będzie każdego maila od Ciebie! 😉
A jeśli widzisz, że nie wszyscy w zespole stosują się do dobrych praktyk i każdą wiadomość przesyłają DW całego zespołu, nie krępuj się i wyślij im link do tego posta!
Podobne
Talent Days za tobą? Zobacz, co dalej!
Benefity szyte na miarę – jak wybrać najlepsze?
Co rekruterzy myślą o studiach?
Co powinienem robić w życiu?
Depresja a praca
TOP 10 umiejętności, o których rekruter śni
Czym zaskoczy cię rynek pracy w 2024?
Work-life balance — znajdź równowagę i żyj lepiej!
