Profesjonalny i skuteczny kontakt w trakcie rekrutacji

Podczas kontaktu z rekruterem, od którego zależy przejście do kolejnych etapów rekrutacji, kandydaci uważają, aby nie popełnić żadnego faux pas, które mogłoby zaważyć na dalszym procesie kwalifikacji. Odpowiednia komunikacja może dodatkowo wspomóc pozycję kandydata. Dowiedz się, w jaki sposób kontaktować się po wysłaniu aplikacji – zadbaj o profesjonalny i skuteczny styl wiadomości. 

Masz prawo kontaktować się z osobą rekrutującą. Zacznijmy jednak od omówienia przykładów, kiedy warto wstrzymać się z wiadomością:

• Rezygnacja z rozmowy przed oficjalnym zaproszeniem – jeśli wysłałeś swoją aplikację, a w późniejszym czasie twoje plany uległy zmianie i dane stanowisko już cię nie interesuje, nie musisz kontaktować się z daną firmą, zanim pierwsza nie nawiąże kontaktu. Rekruter może otrzymywać dziesiątki lub setki CV, nie zawsze odpowiada na wszystkie zgłoszenia, nie każda firma stosuje politykę informowania kandydatów również o negatywnym wyniku.
• Pospieszanie rekrutera – zazwyczaj kandydat otrzymuje informację o tym, po jakim czasie uzyska odpowiedź zwrotną po rozmowie. Jeśli okres ten jeszcze nie minął, nie pospieszaj osoby prowadzącej rekrutację, odczekaj kilka dni po planowanym terminie i dopiero skontaktuj się z drugą stroną.

Jak już wspomniano, masz prawo kontaktować się z rekruterem, a w niektórych sytuacjach twoja inicjatywa może okazać się wartościowa! 

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby po zakończonym spotkaniu, wysłać do rekrutera e-maila z podziękowaniem za rozmowę. Dzięki temu wykazujesz swoje duże zainteresowanie i zaangażowanie w dane stanowisko, a rekruter ma szansę, aby lepiej cię zapamiętać. Jeśli nie upłynął jeszcze przewidziany czas na odpowiedź, ale w międzyczasie otrzymałeś konkurencyjną ofertę, nad którą się zastanawiasz, możesz skontaktować się z rekruterem i opisać sytuację, zwracając się z prośbą o uzyskanie informacji zwrotnej w sprawie wyników rekrutacji. Być może osoba rekrutująca będzie w stanie rozwiać twoje wątpliwości. W przypadku, gdy podany termin na decyzję minął, a odpowiedzi wciąż brak, również masz prawo wystosować grzecznego e-maila lub SMS-a. Otrzymałeś negatywną decyzję? Poproś o feedback, który może pomóc ci w przyszłych rekrutacjach.

Bez względu na powód kontaktu, zawsze pamiętaj o kilku kluczowych elementach:

• zachowanie zwrotów grzecznościowych
• podpis
• formułowanie zwrotów w formie prośby, a nie żądań

Twoje plany zawodowe lub prywatne uległy zmianie i nie jesteś już dłużej zainteresowany daną ofertą pracy? Bez względu na etap rekrutacji, w jakim aktualnie się znajdujesz, zawsze należy poinformować rekrutera o odmowie. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której nie zjawiasz się na umówionym spotkaniu bez wcześniejszego uprzedzenia o nieobecności. Oprócz podstawowych zasad kultury, szacunku i Savoir-vivre, pomyśl również o późniejszych konsekwencjach znikania bez słowa, które mogą znacząco wpłynąć na twój przebieg kariery. Więcej o tak zwanym ghostingu dowiesz się tutaj — ghosting – czym jest i na czym polega.

Wobec tego, jak właściwie poinformować drugą stronę o rezygnacji?

• Jak najszybciej! Nie zwlekaj, jeśli masz pewność, że musisz zrezygnować, daj od razu znać.
• Kontakt poprzez email/telefon – w zależności, jak kontakt ten wyglądał wcześniej, dobrze zachować tą samą formę, aby nie wprowadzać zamieszania. Jeśli były to wiadomości email, sms lub poprzez portal – skontaktuj się w ten sam sposób. 
• Informacja o sytuacjach losowych – jeśli zdarzyło się coś, co sprawiło, że w ostatniej chwili nie mogłeś/aś pojawić się na wyznaczonej rozmowie, skontaktuj się w celu wyjaśnienia sytuacji. Być może uda się ustalić inny termin, a dodatkowo nie pozostawisz po sobie złego wrażenia. Przeproś i wyjaśnij powód nieobecności lub zmiany planów chwilę przed spotkaniem – oczywiście nie musisz podawać szczegółowo prywatnych spraw z życia osobistego.

Przykładowa wiadomość powinna zawierać:

• zwroty grzecznościowe
• twój podpis
• zwrot zawierający podziękowanie za uwzględnienie kandydatury oraz poświęcony czas
• podanie przyczyny jest w dobrym tonie, jeśli odwołujesz rozmowę w ostatniej chwili

Pamiętaj, że nieodpowiedni kontakt z rekruterem może wpłynąć negatywnie na twój wynik rekrutacji. Przede wszystkim, unikaj kontaktowania się poprzez prywatne social media! W celu podziękowania za zaproszenie do rekrutacji, zadania dodatkowych pytań, prośby o feedback czy rezygnacji z kolejnego etapu, kontaktuj się poprzez służbowe kanały – w zależności od tego, jaką formę wybrał rekruter, może być to służbowy e-mail, numer telefonu, profil LinkedIn oraz inne. Jeśli jako pierwszy otrzymasz wiadomość od rekrutera, odpowiadaj w tej samej formie, na przykład poprzez wiadomość sms. Po odpowiednim doborze sposobu kontaktu pozostaje jeszcze przestrzeganie podstawowych zasad savoir-vivre, oraz unikanie negatywnych treści, a więc:

• pospieszanie drugiej strony — w złym tonie jest ponaglenie rekrutera. Oczywiście, w wyjątkowych sytuacjach, tak jak wspomniano wcześniej, możesz dopytać o przewidywany termin wyników, natomiast wytykanie długiego procesu nie jest dobrym pomysłem.
• przesyłanie niegrzecznych treści — bez względu na wynik rekrutacji, pamiętaj o zachowaniu profesjonalizmu. Nie podważaj decyzji rekrutera i nie okazuj zdenerwowania. 

Podsumowanie

Miej na uwadzę, że każda twoja aktywność buduje jednocześnie twój wizerunek na rynku pracy. Odpowiedni kontakt z rekruterem pozwoli Ci na dobre zapamiętanie twojej osoby. Analogicznie, nieprofesjonalne zachowanie może zaszkodzić Ci i sprawić, że znajdziesz się na czarnej liście rekruterów. W obecnych czasach nietrudno odnaleźć daną osobę na social mediach, jednak to oficjalne, służbowe kanały służą do kontaktu pomiędzy kandydatem a rekruterem. Należy dbać o odpowiednie narzędzie do nawiązywania rozmowy, jak i zachowanie profesjonalnej treści. Przestrzeganie najważniejszych zasad komunikacji pomaga w płynnym przepływie informacji pomiędzy dwiema stronami.