Natalia Pietrewicz
kwiecień 05, 2023

Jak zabłysnąć, pracując zdalnie?

Przed Tobą praktyczny przewodnik po pracy zdalnej - poznaj dobre nawyki i dowiedz się jak zostać docenionym, pracując poza firmą!
  1. Stwórz swój harmonogram
  2. Planuj
  3. Kończ zadania
  4. Wyznacz czas na pracę głęboką
  5. Rób przerwy
  6. Działaj proaktywnie
  7. Raportuj to, co zostało zrobione
  8. Bądź komunikatywną osobą
  9. Podsumowanie

Jak zabłysnąć, pracując zdalnie?

Coraz więcej osób przechodzi na hybrydowy lub zdalny system pracy. Jednak będąc na home office od niedawna, trudno wiedzieć jak działać, by praca była efektywna, a komunikacja z zespołem szła gładko.

Właśnie dlatego przygotowaliśmy ten wyczerpujący i ultrapraktyczny przewodnik po skutecznej pracy zdalnej – poznaj dobre nawyki praktyków i dowiedz się jak zostać docenionym, pracując poza firmą. 🙂

Stwórz swój harmonogram

Jeśli Twój czas pracy jest elastyczny, ustal swój grafik i daj znać pozostałej części zespołu, w jakich godzinach można się z Tobą skontaktować. Teraz najtrudniejsza część: przez większość czasu staraj się trzymać tego planu! 🙂

Zaczynaj codziennie o tej samej porze, wpisz w kalendarz stałe spotkania i przeanalizuj, kiedy Twoja produktywność jest największa. W oparciu o to wyznaczaj czas na konkretne zadania (o tym za chwilę!).

W ten sposób będzie Ci łatwiej usiąść do pracy i nie będziesz wykręcać się wymówką, że nie ma sensu podejmować kolejnego zadania, skoro za pół godziny call (tak, znamy te numery!). 😉

Również zespół i przełożony docenią Twoją przewidywalność – szybko przyzwyczają się, w jakich godzinach jesteś pod telefonem, a Ciebie będą kojarzyć z takimi cechami jak: solidność, rzetelność i niezawodność.

Harmonogram pozwala też lepiej panować nad czasem pracy – pamiętaj o tym, by w trakcie robić przerwy i kończyć obowiązki o odpowiedniej porze.

Jasny grafik pomoże Ci zachować balans między życiem prywatnym i zawodowym, wypracować dobre nawyki i stać się bardziej cenionym pracownikiem!

PRO TIP: uważaj na czas spędzony na scrollowaniu

Jeśli masz problem z kontrolowaniem swojego skupienia na obowiązkach i potrafisz całkowicie zatracić się w przeglądaniu Internetu (przyznajemy, nasz blog potrafi wciągnąć!), pomogą Ci aplikacje do monitorowania aktywności, takie jak Freedom, Forest, Rescue Time lub wtyczka do Google Chrome – StayFocusd.

Ważne: zanim zainstalujesz je na firmowym komputerze, upewnij się, że jest to zgodne z polityką bezpieczeństwa Twojej firmy! 🙂

Planuj

Nie od dziś wiadomo, że zadanie zajmie nam dokładnie tyle czasu, ile sobie na nie wyznaczyliśmy! Trzeba więc wziąć sprawy w swoje ręce i samodzielnie wyznaczyć bloki czasowe na wykonanie konkretnych obowiązków.

Każdy dzień zaczynaj z gotowym planem działania – możesz spisać go dzień wcześniej, pod koniec dnia pracy. Jak przygotować taki plan?

Spisz wszystkie rzeczy do zrobienia i nadaj im właściwe priorytety. W pierwszej kolejności zajmij się obowiązkami, które wymagają natychmiastowej uwagi i drobnymi zadaniami, które będzie można szybko wykreślić z listy do zrobienia.

Duże projekty zawsze dziel na szereg mniejszych kroków i planuj wykonanie każdego z nich po kolei, zamiast myśleć projekcie jak o dużej, onieśmielającej całości.

Pamiętaj, by z góry określić czas na wykonanie każdego z zadań! Pozwoli Ci to wyrwać się ze szponów perfekcjonizmu i skutecznie doprowadzać sprawy do końca. 🙂

PRO TIP: Zajmij się tym co niepilne, ale ważne

Zgodnie z macierzą Eisenhowera, służącą do wyznaczania priorytetów, zadania możemy podzielić na cztery kategorie: pilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne.

Większość ludzi skupia się tylko na dwóch pierwszych kategoriach i nigdy nie przechodzi do kluczowych celów długoterminowych, zanim nie staną się naglące. Najlepsi rezerwują czas na zadania, które nie wymagają natychmiastowej uwagi, ale są istotne dla organizacji.

Kończ zadania

Wiesz już, że określenie terminu wykonania każdego zadania pomaga przezwyciężyć perfekcjonizm i doprowadzać sprawy do końca. Co jeszcze możesz zrobić, aby skutecznie zamykać zadania?

Koncentruj się na jednym zadaniu na raz, a jeśli z jakiegoś powodu musisz przejść do kolejnego, pamiętaj by w odpowiednim czasie wrócić i dokończyć pracę nad pierwszym zadaniem.

Uwierz nam, multitasking jest przereklamowany – prowadzi do wyższego poziomu stresu, zalegania zadań i trudności w skupieniu uwagi, a w efekcie do obniżenia jakości pracy i mniejszej skuteczności.

Usuwaj przeszkody – mogą być nimi niewystarczająco jasne wymagania, problemy techniczne lub brak narzędzi i dostępów. Czasem trzeba wykonać telefon, by popchnąć sprawy do przodu!

A jeśli masz słabszy dzień lub jakaś rzecz do wykonania wzbudza w Tobie szczególną niechęć, podziel zadanie na NAPRAWDĘ małe kroki (pierwszy może brzmieć nawet: “otwórz aplikację”) i zamiast rozmyślać o trudnościach, zacznij realizować punkt po punkcie. Jeśli nadal jest ciężko, to znaczy, że kroki nie są jeszcze odpowiednio małe! 😉

Dowożenie tematów jest jedną z najbardziej cenionych umiejętności w pracy. Od niej zależy, czy postępy Twojej pracy będą widoczne!

PRO TIP: stosuj zasadę dwóch minut Davida Allena

David Allen w słynnej książce Getting Things Done proponuje praktyczne techniki, które ułatwiają realizowanie zadań. Jedną z nich jest zasada dwóch minut.

Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci nie więcej niż 2 minuty, wykonaj je od razu! Zapisywanie w kalendarzu mnóstwa drobnych rzeczy do zrobienia niepotrzebnie obciąża naszą uwagę i generuje więcej pracy niż po prostu wykonanie ich raz-dwa.

Wyznacz czas na pracę głęboką

Jeśli w trakcie pracy często przerywasz swoje zadania, by odbierać telefony, odpisywać na bieżące maile lub wdzwaniać się na calle, zapytaj przełożonego, czy będzie ok, jeśli poświęcisz jakiś czas w ciągu dnia na pracę głęboką nad głównym projektem bez żadnych rozproszeń.

Może będziesz mieć dowolność w wyznaczeniu odpowiedniego czasu na pracę głęboką, a może będzie trzeba zastanowić się nad tym wspólnie z przełożonym lub kolegami i koleżankami z pracy.

Praca głęboka to intensywna praca umysłowa z pełną koncentracją na jednym zadaniu, bez ciągłego sprawdzania poczty i kontrolowania bieżących spraw. Umożliwia wejście w stan flow i wgryzienie się w temat, a tym samym skuteczniejsze działanie, zwłaszcza jeśli pracujesz nad rozwiązaniem jakiegoś problemu.

Czas w którym w pełni oddasz się zadaniu nie powinien być zbyt krótki – szacuje się, że potrzeba ok. 15-20 minut intensywnej pracy, by umysł wszedł w stan przepływu, ani też zbyt długi, ze względu na ograniczenia, związane z koncentracją i potrzeby wynikające z pracy w zespole (dobrze, by współpracownicy nie musieli czekać całej wieczności na możliwość kontaktu z Tobą).

Poświęcenie godziny lub dwóch godzin na pracę głęboką powinno przynieść efekty i nie być zbyt uciążliwe dla współpracowników.

PRO TIP: korzystaj z metody pomodoro

Ustaw stoper na 25 minut i skup się na zadaniu, a gdy odezwie się alarm, zrób sobie pięciominutową przerwę (po kilku takich interwałach zaleca się przerwę od piętnastu do trzydziestu minut).

Wymyślona przez włoskiego programistę technika pomodoro będzie szczególnie pomocna, gdy trudno Ci się skupić na obowiązkach lub gdy marzysz już o zakończeniu pracy, a do siedemnastej pozostało jeszcze kilka godzin. 😉

Rób przerwy

Praca zdalna to praca jak każda inna. Nie musisz pracować więcej i specjalnie się wykazywać tylko dlatego, że pracujesz z domu. Przerwy są niezbędne, niezależnie od tego, w jakim modelu pracujesz!

Ale uwaga, gapienie się w inny monitor to nie jest przerwa. 😉 Przerwę powinno odczuć też Twoje ciało – odetchnij od ekranów, wstań od biurka, weź psa na spacer, zjedz obiad. Przerwa to przerwa!

Do korzyści wynikających z regularnych przerw w pracy należą poprawa koncentracji, zmniejszenie uczucia zmęczenia i większy dobrostan psychiczny i fizyczny, a także wzrost kreatywności i produktywności – wypoczęty umysł to skuteczny umysł!

PRO TIP: dbaj o oczy

Długa praca przy komputerze jest dużym obciążeniem dla narządu wzorku. Jeśli czujesz, że gałki wypalają Ci się od samego patrzenia na ekran, regularnie wykonuj masaże i ćwiczenia oczu, takie jak focusowanie na przemian na bliskim i dalekim obiekcie lub rysowanie wzrokiem okręgów.

W sieci znajdziesz dokładne instrukcje jak ćwiczyć, by zrelaksować mięśnie i zadbać o zdrowie oczu.

Działaj proaktywnie

Zamiast mieć nadzieję, że nikt nic nie będzie od Ciebie chciał i jakoś dociągniesz do 17:00, postaw na postawę proaktywną i samodzielnie dbaj o to, by Twoja praca była płynna i efektywna.

Staraj się rozpoznawać przeszkody na drodze do realizacji projektu i nie czekaj, aż problem zostanie dostrzeżony i rozwiązany przez kogoś z zespołu.

Jeśli masz taką możliwość, osobiście proponuj i dostarczaj rozwiązania, a jeśli przezwyciężenie trudności nie leży w Twoim zasięgu, właściwie zaadresuj problem i monitoruj postępy, by wrócić do pracy nad zadaniem, gdy będzie to możliwe.

Zawsze warto też szukać nowych narzędzi i optymalnych sposobów na robienie rzeczy. Dzięki temu masz szansę uczynić swoją pracę łatwiejszą i bardziej produktywną oraz zabłysnąć w zespole! 🙂

PRO TIP: ucz się nowych rzeczy

Jak najczęściej wychodź poza wymagane od Ciebie minimum i chętnie wykorzystuj okazje do nauki nowych skillów i narzędzi.

Zyskasz w ten sposób nie tylko uznanie przełożonego, ale również pewność siebie oraz cenne kompetencje i doświadczenie, które z pewnością zaowocują w przyszłości!

Raportuj to, co zostało zrobione

Kiedy pracujesz zdalnie, Twój wkład w proces i zadania może na pierwszy rzut oka nie być widoczny. Dobrym nawykiem jest raportowanie postępów w pracy, na przykład wysyłając maila z podsumowaniem, co zostało przez Ciebie zrobione.

Jeśli realizujesz pilne zadania, informacyjnego maila możesz wysyłać każdego ranka, a jeśli pracujesz nad większym projektem, lepiej mogą się sprawdzić raporty raz lub dwa razy w tygodniu.

Jedno jest pewne – regularne aktualności o Twoich postępach przyczynią się do postrzegania Cię jako osoby skrupulatnej, skutecznej i kompetentnej, a w efekcie mogą nawet przynieść awans. 🙂

Nawet jeśli początkowo Twoje raporty przejdą bez echa, nie zniechęcaj się – regularność sprawi, że wkrótce wszyscy zapamiętają, że dowozisz tematy!

PRO TIP: szanuj czas odbiorcy

Tworząc raport o tym, co zostało zrobione, pisz zwięźle i konkretnie. Nie uwzględniaj niezakończonych zadań (chyba, że są to informacje kluczowe dla projektu!) i nie zajmuj czasu przełożonego długimi wywodami w formie eseju. 😉

Prosta lista zrealizowanych zadań będzie całkowicie wystarczająca!

Bądź komunikatywną osobą

Nie zapadaj się jak kamień w wodę tylko dlatego, że dziś jesteś na home office! Pokaż, że stacjonarnie czy online, jesteś członkiem zespołu, z którym łatwo można się dogadać.

Komunikatywność to umiejętność porozumiewania się w przyjemny, zrozumiały i efektywny sposób. Niech kontakt z Tobą zawsze będzie dla innych pozytywnym doświadczeniem! 🙂

Korzystaj z narzędzi do komunikacji, z jakich korzysta Twój zespół, odpowiadaj na pytania i dziel się tym, co wiesz, a także włączaj się w luźne, mniej związane z pracą rozmowy, by dać się poznać i złapać lepszy kontakt z ludźmi.

Na maile wymagające działania odpowiadaj jeszcze tego samego dnia lub najpóźniej w dniu następnym, zachowując historię wątku.

Nie pozostawiaj też inicjatywy wyłącznie innym – samodzielnie kontaktuj się z przełożonym i z zespołem, na przykład przesyłając mailowo informację o postępach w pracy, anonsując potrzeby lub proponując rozwiązania problemów.

I pamiętaj, że wszyscy gracie do jednej bramki – dzielenie się wiedzą i informacjami jest kluczowym elementem, budującym dobre relacje! 🙂

PRO TIP: po callu wysyłaj minutki

Dobrym nawykiem jest też wysyłanie po zakończonej rozmowie lub konferencji minutek – krótkich wiadomości z podsumowaniem calla i kluczowymi ustaleniami, najczęściej w formie listy.

Za przygotowanie minutek odpowiedzialny jest organizator spotkania – może spisać je samodzielnie, albo poprosić o to innego członka zespołu.

Podsumowania calli pomagają uniknąć nieporozumień w zespole i pozwalają łatwo odnaleźć ustalenia, jeśli będziemy chcieli sięgnąć do nich w przyszłości.


Podsumowanie

Znasz już kluczowe dobre praktyki w pracy zdalnej i możesz działać na home office jak profesjonalista! 🙂 Dla przypomnienia, aby zrobić dobre wrażenie:

  • stwórz swój harmonogram i trzymaj się go,
  • planuj zadania, znajdź czas na to, co niepilne, ale ważne,
  • doprowadzaj zadania do końca i stosuj zasadę 2 minut,
  • zarezerwuj czas na pracę głęboką, korzystaj z metody pomodoro,
  • rób przerwy i daj odpocząć swoim oczom,
  • działaj proaktywnie i poszerzaj swoje kompetencje,
  • raportuj, co zostało zrobione – pisz krótko i na temat,
  • bądź komunikatywną osobą, a po skończonej rozmowie przesyłaj ustalenia w formie pisemnej.

I oczywiście regularnie zaglądaj na nasz blog! 🙂 Wkrótce znajdziesz tu jeszcze więcej praktycznych porad i inspiracji z dziedziny kariery, produktywności i rozwoju kompetencji.

Chłoń wiedzę, wprowadzaj w życie i buduj z nami swoją karierę marzeń! 😀

Podobne

Depresja a praca

Jak znajdować rozwiązania z pomocą swojej podświadomości?

Manifestowanie wymarzonej pracy - czy to może zadziałać?

Powrót do pracy po urlopie? Sprawdź jak zrobić to bezboleśnie!

6 sposobów na pracę zdalną - znajdź ten najlepszy dla siebie!

Dress code: ubierz się w sukces!