Natalia Pietrewicz
lipiec 03, 2023

Jak (nie) być produktywnym?

Czy produktywność to bycie ciągle zajętym? Poznaj mity związane z efektywnym działaniem i zacznij osiągać swoje cele (z łatwością)!
  1. Mit #1: Produktywność to bycie ciągle zajętym
  2. Mit #2: Multitasking = efektywność
  3. Mit #3: Jeśli chcę zwiększyć produktywność, muszę robić więcej
  4. Mit #4: Bieżączka na pierwszym miejscu
  5. Mit #5: Wszystko jest ważne
  6. Mit #6: Perfekcjonizm = jakość
  7. Mit #7: Produktywność liczy się tylko w biznesie
  8. Niech ten dzień będzie produktywny!

Niektórzy sądzą, że produktywność to robienie więcej w krótszym czasie. W rzeczywistości to robienie mniej, by osiągnąć więcej!

Produktywność to zarządzanie swoimi zasobami czasu i energii w taki sposób, aby skutecznie i na luzie osiągać swoje własne cele, a wieczorem móc powiedzieć: “tak, to był dobry dzień!”.

To także zorientowanie na cel oraz świadomość własnego potencjału. Działając produktywnie zyskujemy wewnętrzne poczucie sprawczości i… ze zdumieniem odkrywamy, ile możemy zdziałać!

Nie nadążasz z zadaniami, życie Ci ucieka, a na przyjemności nie starcza sił? Sprawdź mity dotyczące produktywności i zacznij osiągać swoje cele!

Mit #1: Produktywność to bycie ciągle zajętym

W produktywności, jak w życiu – chodzi o balans. Nie po to jesteśmy produktywni, by być cały czas zajętymi – to byłoby zupełnie bez sensu!

Jeśli wciąż ciśniemy i oczekujemy od siebie maksimum, paradoksalnie osłabiamy nasze możliwości, a zyskujemy jedynie stres i poczucie przytłoczenia. Wie o tym każdy, kto choć raz zakuwał przez kilkanaście godzin z rzędu do ważnego egzaminu. 😉

Nasz poziom energii i nasza zdolność koncentracji zmieniają się w ciągu dnia i są zależne od wielu czynników. Przerwy są kluczowe, jeśli chcemy działać wydajnie!

Produktywność to nie praca na okrągło, ale zrozumienie swojego indywidualnego rytmu i dostosowanie do niego harmonogramu dnia. 👌

Mit #2: Multitasking = efektywność

Kilkanaście otwartych zakładek, mail w trakcie pisania, parę aplikacji w tle, a Ty opowiadasz właśnie na callu o postępie prac, na bieżąco sprawdzając w Asanie, co zostało zrobione (i jeszcze zerkasz na to powiadomienie na telefonie!). 😂

To typowy przykład multitaskingu, czyli pracy w modelu wielozadaniowym. Może Ci się wydawać, że ogarniając tyle rzeczy na raz działasz superproduktywnie, ale w chaosie trudno o efektywność!

Spójrz prawdzie w oczy: w rzeczywistości wcale nie wykonujesz kilku obowiązków jednocześnie – po prostu nieustannie przełączasz się między zadaniami, a to ekstremalnie niewydajny sposób pracy.

Konieczność nieustannego przenoszenia uwagi (zaraz, gdzie była ta zakładka!) i utrzymywania w pamięci zbyt wielu istotnych informacji na raz, skutkuje rozkojarzeniem, stresem, częstszymi pomyłkami i przeoczeniami, a także brakiem dostępu do myślenia kreatywnego.

W dłuższej perspektywie multitasking może doprowadzić nawet do poważnych problemów z koncentracją.

Jeśli chcesz działać produktywnie, wróć do jednozadaniowości i oddaj pełną uwagę jednemu zadaniu!

Mit #3: Jeśli chcę zwiększyć produktywność, muszę robić więcej

Co według Ciebie jest miarą produktywności? Liczba odhaczonych zadań – mówisz? Sprawdźmy!

Jeśli koncentrujesz się na “wykonywaniu zadań”, logiczne wydaje się, że w produktywności musi chodzić o liczbę punktów, które wykreślisz z “to-do list”.  Aby być bardziej produktywnym, trzeba byłoby robić więcej.

Błąd myślenia tkwi w podstawowym założeniu: nie chodzi o “wykonywanie zadań”, ale o osiągnięcie celu – nie musisz pracować dłużej ani ciężej, aby do niego dotrzeć!

Efektywne działania to nie robienie jak najwięcej, ale robienie tego, co najważniejsze, w najbardziej optymalny sposób.

Optymalizuj swoją pracę przez automatyzowanie procesów i korzystanie z narzędzi, które oszczędzają czas i energię. Słowem: pracuj mądrze, a nie ciężko!

Mit #4: Bieżączka na pierwszym miejscu

“Na każdą wiadomość muszę reagować natychmiast. Inaczej ktoś pomyśli, że nie pracuję” – jeśli tak myślisz, żyjesz w ciągłym napięciu! 😱 Poluzuj gumkę (i czytaj dalej!).

Żyjąc na ciągłym stand-by’u, staramy się być gotowi do natychmiastowej reakcji na niespodziewane bodźce (ding! – nowe powiadomienie na telefonie!). To model działania, który wiąże się z wysokim stresem.

Bieżączka ma to do siebie, że kiedy zaatakuje, nie chce łatwo odpuścić, ale (jeśli nie pracujesz w kontroli lotów lub na linii telefonicznej pogotowia) wiadomości i zadania w 99,99% przypadków nie wymagają Twojej pilnej uwagi!!!

Choć trudno w to uwierzyć, świat się nie zawali, jeśli nie odpowiesz na maila lub nie zajmiesz się nową sprawą w ciągu milisekund. Spróbuj, a ze zdumieniem odkryjesz, że nikt nawet nie zauważy różnicy (to może być trochę bolesne!). 😉

Nieustannie dbając o to, co pilne, nigdy nie znajdziemy czasu, by zająć się tym, co ważne.

Mit #5: Wszystko jest ważne

Bywa, że poświęcamy mnóstwo czasu i uwagi rzeczom, które nie są istotne dla projektu i zupełnie nie mają wpływu na cele organizacji.

Możemy być wtedy bardzo zajęci, ba! – nawet produktywni! Jednak choćbyś nie wiadomo jak szybko poruszał się z Warszawy w kierunku Zakopanego, nie dotrzesz do Gdańska – niezależnie ile uwagi i pracy włożysz w źle ukierunkowane działania, nie osiągniesz postępów w projekcie.

Czasem winny jest projekt manager, a czasem… nasz wewnętrzny perfekcjonista! 😉

Jasno definiuj cele, priorytetyzuj zadania o największym znaczeniu, osiągaj kolejne kamienie milowe i nie ulegaj pokusie czynienia wszystkiego co robisz, nieskazitelnie idealnym!

Największą stratą czasu jest perfekcyjne wykonywanie zadań, które… nikomu nie są potrzebne. 😉

Mit #6: Perfekcjonizm = jakość

Na rozmowie kwalifikacyjnej pada pytanie o Twoją największą wadę – co odpowiadasz? Jeśli na usta ciśnie Ci się: “perfekcjonizm, bo chcę wszystko robić idealnie!”, prawdopodobnie wcale nie jesteś perfekcjonistą.

Perfekcjonista wiedziałby, że to jedna z najgorszych odpowiedzi, i to wcale nie dlatego, że jest przewidywalna i nieautentyczna! 😉

Choć dążenie do doskonałości brzmi szlachetnie i może się wydawać gwarancją jakości, potrafi być niezwykle paraliżujące.

Efektem pracy perfekcjonisty rzadko jest wysokiej jakości dzieło, ponieważ… perfekcjoniści rzadko osiągają końcowe etapy swoich projektów. 🥲

Najczęściej przeciągają moment zakończenia pracy nad zadaniem w nieskończoność, w imię zasady, że zawsze jest jeszcze coś, co można poprawić. W rezultacie kończą z tuzinem rozgrzebanych zadań.

Chociaż lubimy mówić, że kierujemy się kryterium jakości (bo najczęściej sami w to wierzymy!), czasem pod płaszczykiem dążenia do ideału kryje się uniwersalny strach o to, że nie jesteśmy wystarczająco dobrzy.

Zrobione jest lepsze od doskonałego! Deadline’y mają zbawienny wpływ na dynamikę działań w projekcie, bo popychają sprawy do przodu, więc zacznij przyjmować je… z wdzięcznością. 😉 O wiele lepiej kończyć zadania, niż grzebać w nich bez końca, prawda?

Planując pracę nad czymś, ustal na swoje potrzeby termin końcowy (nie od dziś wiadomo, że wykonanie zadania zajmie nam dokładnie tyle czasu, ile na to zaplanowano!) i stosuj się do zasady Pareta: zazwyczaj 20% naszych działań przynosi 80% rezultatów.

Nie zawsze warto wkładać 80% czasu i energii, by podkręcić jakość o te ostatnie 20%.

Mit #7: Produktywność liczy się tylko w biznesie

Przyzwyczailiśmy się do myślenia o produktywności w dwóch kontekstach: szkoły i życia zawodowego. Nic dziwnego, w końcu od dziecka słyszymy, że właśnie tam liczą się nasze wyniki. Ale to nie są jedyne ważne sfery naszego życia!

Produktywność to wybór najkrótszej i najprostszej drogi do celu – NASZEGO CELU, niezależnie w jakiej dziedzinie go sobie postawimy.

To rozważne działanie ze świadomością swoich zasobów i długiej drogi do przebycia, by osiągnąć oczekiwany rezultat.

I w końcu: to skierowanie uwagi na priorytetowe zadania, a dla każdego z nas życiowym priorytetem jest coś innego.

W produktywności chodzi o to, by wieczorem móc powiedzieć sobie “to był dobry dzień”, a kiedyś: “to było dobre życie”.

Wprowadź zasady produktywnego działania do różnych dziedzin swojego życia i zacznij efektywnie realizować swoje plany – zdziwisz się, jak wiele i jak łatwo możesz osiągnąć! 🙂


Niech ten dzień będzie produktywny!

Hej, a może zamiast pokiwać przez chwilę głową nad tekstem i wrócić do starych nawyków, podejmiesz wyzwanie?

Wprowadź poniższe zasady wysokiej produktywności na jeden dzień do swojego życia i zobacz co się stanie! 🙂

  1. Zamiast być nieefektywnie zajętym/zajętą, naucz się swojego rytmu i pracuj w oknach najwyższej produktywności.
  2. Działaj jednozadaniowo i oddawaj pełną uwagę temu, co robisz.
  3. Optymalizuj swoją pracę – automatyzuj procesy i korzystaj z narzędzi, które oszczędzają czas i energię.
  4. Nikt nie oczekuje, że będziesz reagować natychmiast. Zamiast odrywać się od pracy, kolejkuj nowe zadania. 
  5. Czy to, czemu poświęcasz tyle czasu, na pewno jest ważne? Największą stratą czasu jest perfekcyjne wykonywanie zadań, które nie są potrzebne.
  6. Perfekcjonizm = (najczęściej) strach. Deadline’y i zasada 80/20 to Twoi sprzymierzeńcy!
  7. Produktywność ma znaczenie nie tylko w pracy – korzystaj z niej, by osiągać cele, które są ważne w Twoim życiu!
  8. BONUS: I oczywiście zaglądaj na blog Talent Days, by produktywnie rozwijać swoją karierę! 🙂

Kto wie, może rezultaty przekonają Cię nawet do trwałych zmian – to co, spróbujesz? 🙂

Podobne

Benefity szyte na miarę - jak wybrać najlepsze?

Power nap - by moc móc wzmóc!

Komunikacja w pracy: Jak skutecznie współpracować z zespołem

Jak zabłysnąć, pracując zdalnie?

Jak znajdować rozwiązania z pomocą swojej podświadomości?

Rzeczywistość na home office - czy praca w domu faktycznie jest super?